稅收征管法規(guī)定，要根據(jù)合法、有效憑證記賬，進(jìn)行核算。合法有效憑證，指填制內(nèi)容、方式符合有關(guān)稅收法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。會(huì)計(jì)上的原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證，外來原始憑證，如發(fā)票、飛機(jī)和火車的票據(jù)，銀行收付款通知單，企業(yè)購買商品、材料取得的發(fā)貨票等；自制原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、開工單、成本計(jì)算單、出庫單等。企業(yè)所得稅法規(guī)定，企業(yè)實(shí)際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的、合理的支出，包括成本、費(fèi)用、稅金、損失和其他支出，準(zhǔn)予在計(jì)算應(yīng)納稅所得額時(shí)扣除。不同的扣除類別要根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和稅法要求取得不同的憑證資料，主要包括稅務(wù)發(fā)票和財(cái)政票據(jù)、境外簽收單據(jù)或公證機(jī)構(gòu)證明、《工會(huì)經(jīng)費(fèi)收入專用收據(jù)》、公益性捐贈(zèng)票據(jù)等外來憑證，以及經(jīng)財(cái)政、稅務(wù)部門認(rèn)可的其他憑證。
日常工作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)制度及稅收規(guī)定收集相關(guān)資料證據(jù)，并分項(xiàng)登記、分類整理、分別歸檔。比如，業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出，應(yīng)取得證明其真實(shí)性的材料，包括發(fā)票、收據(jù)、賬單等；企業(yè)與其他單位或個(gè)人共用水、電、氣，不能單獨(dú)取得發(fā)票的，憑租賃合同或協(xié)議，共用水、電、氣各方蓋章（簽字）確認(rèn)的水、電、氣分割單，水、電、氣部門開具的水、電、氣發(fā)票的復(fù)印件，實(shí)際付款單據(jù)等作為稅前扣除憑證。水、電、氣費(fèi)由物業(yè)公司代收且無法單獨(dú)取得發(fā)票的，憑物業(yè)公司出具的水、電、氣費(fèi)用使用記錄證明，水、電、氣部門開具的水電發(fā)票的復(fù)印件，實(shí)際付款單據(jù)等作為稅前扣除憑證；企業(yè)因產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量問題發(fā)生的賠款和違約金等支出，以當(dāng)事人雙方簽訂的質(zhì)量賠款協(xié)議、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告（質(zhì)量事故鑒定）、相關(guān)合同、法院文書以及付款單據(jù)的稅前扣除憑證。再比如，企業(yè)經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)壞賬損失，應(yīng)注意收集下列證據(jù)：法院的破產(chǎn)公告和破產(chǎn)清算的清償文件；法院的敗訴判決書、裁決書，或者勝訴但被法院裁定終（中）止執(zhí)行的法律文書；工商部門的注銷、吊銷證明；政府部門有關(guān)撤銷、責(zé)令關(guān)閉的行政決定文件；公安等有關(guān)部門的死亡、失蹤證明；逾期3年以上及已無力清償債務(wù)的確鑿證明；與債務(wù)人的債務(wù)重組協(xié)議及其相關(guān)證明及其他相關(guān)證明。
要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)費(fèi)用、成本等在稅前扣除，必須有理有據(jù)、合規(guī)合法，否則將帶來涉稅風(fēng)險(xiǎn)。目前，一些企業(yè)特別是規(guī)模較小的企業(yè)財(cái)務(wù)核算不規(guī)范，無論是內(nèi)部憑證還是外部證據(jù)都不能按照財(cái)務(wù)制度或者稅法要求取得并進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，這不僅不能在稅前扣除，還容易產(chǎn)生涉稅風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目的稅前扣除，企業(yè)在歸集各種憑證資料的基礎(chǔ)上，要按照稅法規(guī)定的時(shí)限、程序、要求向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送。比如，企業(yè)發(fā)生實(shí)際資產(chǎn)損失，應(yīng)當(dāng)在其實(shí)際發(fā)生且會(huì)計(jì)上已作損失處理的年度申報(bào)扣除。為此，企業(yè)應(yīng)建立健全資產(chǎn)損失內(nèi)部核銷管理制度，及時(shí)收集、整理、編制、審核、申報(bào)、保存資產(chǎn)損失稅前扣除證據(jù)材料，做好資產(chǎn)損失的確認(rèn)工作，并保留好有關(guān)資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算資料和原始憑證及內(nèi)部審批證明等證據(jù)，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)日常檢查。企業(yè)按規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送資產(chǎn)損失稅前扣除申請(qǐng)時(shí)，均應(yīng)提供能夠證明資產(chǎn)損失確屬已實(shí)際發(fā)生的合法證據(jù)，包括具有法律效力的外部證據(jù)和特定事項(xiàng)的企業(yè)內(nèi)部證據(jù)。
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